『トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術』(サンマーク出版)

7月に読んだ本。資料作成が長くなりがちなので、もう少し簡潔にしたいと思い。

浅田すぐる『トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術。サンマーク出版。2015。

トヨタで活躍した後、伝わるカイゼン「1枚」ワークスとして独立し、業務改善コンサルタントとなった著者による、伝えたいことを伝わるようにできる文書の作り方指南。

chapter1では、トヨタで行われている「紙1枚」の書類の特徴(一覧性、枠、枠ごとのテーマ)と、なぜそれだけで機能するかがまとめられている。

紙1枚にすることで、自分の頭の中が見える化され、それにより相手に伝わり易くなる。
それを支えるのが、フレームとテーマにより、ここに何が書かれているかが一目瞭然となり、抜けている部分を埋めたいという意識を芽生えさせ、解決策の策定に繋がる。

「紙1枚」は仕事の型を与えるものでもあり、そこには
①目的 ②現状 ③課題 ④対策 ⑤スケジュール
の5つが書かれている。

著者は、ここからさらに著者オリジナルの「1枚」として、

タイトル、日付、氏名
①背景or前提or目的
②現状or概要
③課題
④対策
⑤スケジュール

を作り、全て(報告、企画、分析)をこのフォームで説明することで、自分と周囲の効率化を実現した。

chapter2では、「紙1枚」を作るための技術をまとめる。「紙1枚」を作る作業は以下3つのステップからなる。

①整理 考えのベースとなる情報を書類に整理
②まとめる 自分なりの①を書類にまとめる
③伝える 書類の内容を誰かに伝える

これらを具体的に行うには、やりたいことに含まれる動詞を動作に変換することで容易に実践できる。

ツールとして、著者は「エクセル1」と名付けた「紙1枚」を使う。

(0)読み手と目的を明確にする(それがわからなかったらそこにも「エクセル1」)

(1)フレームを書く
・紙に緑色でフレーム(8,16,32などの分割線)を書く
・左上に日付とテーマを緑色で書く

(2)キーワードで埋める
・テーマに対して思いついた答えを青色で書く。1フレームに1つ
・書き出す時間は8フレームなら1分を目安。時間制限で目前の作業に集中する。全部書けなかっならまたやればよい

(3)キーワードに対して、テーマを投げかけて、赤ペンで印(○×△)や考えたことを書く

(4)報告を想定し、相手が聞きそうな質問は?をテーマに再び「エクセル1」。あらたな質問や疑問ができたらそのキーワードに対してさらに「エクセル1」

(5)相手が知りたい質問に対して、「ひとことで言うと?」で、一番適切と思うキーワードに赤マル(最大3つ)

(6)ここまででできた「エクセル1」を元に、自分の「紙1枚」にまとめる

(7)説明の時は、指差し、構造フレーズを活用する

chapter3では、応用編として伝える方法について著者の考えた「ロジック3」が紹介される。

ひとことで言うと?1P
相手が聞いてきそうな質問Q1〜3
それぞれに対する答え

から成る「紙1枚」で、Q1〜3は、what/why/how を使うと、相手が知りたいことに近づきやすい。
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tag : トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

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